4.2 Management von Fahrzeugen im Pool

Glossar

Definition Poolfahrzeug

•Poolfahrzeuge sind Firmenfahrzeuge, die innerhalb des Unternehmens allen Mitarbeitern, welche während der Arbeitszeit eine geschäftliche Fahrt machen müssen, zur Verfügung stehen. Sie sind somit keinem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet.
•Poolfahrzeuge stehen in der Regel nur für geschäftliche Fahrten zur Verfügung. Möchte das Unternehmen Poolfahrzeug auch für eine private Nutzung freigeben, bedarf es vertieftes Hintergrundwissen und Disziplin für die Abrechnungen. (Steuerabrechnung, Abrechnung für private Benutzung, etc.)
•Poolfahrzeuge können die Kosten einer Flotte markant reduzieren, da mehrere Mitarbeiter ein Fahrzeug nutzen können und somit der Auslastungsgrad eines Fahrzeugs höher wird. Somit senkt sich insgesamt die CO2 Emission und Energiebedarf der Unternehmung
•Um das Managen, Kontrolle und Reporting zu erleichtern, sollten Sharing Komponenten mit integriertem Buchungstool zum Einsatz kommen. Diese funktionieren auch via Mobile Phone und funktionieren auch als Fahrzeugschlüssel.

Pflichten und Besonderheiten

Berechnung von Versteuerung

Fix einem Mitarbeiter zugeteilte Fahrzeuge haben einen sogenannten geldwerten Vorteil von 0.9% vom Bruttokaufpreis, welcher als Einkommen im Lohnausweis deklariert werden muss. Vorausgesetzt ist, dass der Mitarbeiter das Fahrzeug auch privat nutzen kann.
Am einfachsten ist es diese Abmachung direkt mit der zuständigen Steuerbehörde zu vereinbaren.
Die Human Ressource Abteilung ist in der Regel mit diesem Vorgang vertraut. Ansonsten empfehlen wir dies über einen externen Dienstleister abklären zu lassen.

Bei Poolfahrzeugen wird kein solcher geldwerte Vorteil fällig, da in der Regel eine Kilometerbauschale für das private benutzen abgerechnet wird. Dieser Betrag kann zwischen dem Unternehmer und dem Mitarbeiter direkt ausgehandelt werden. Zum Beispiel CHF 0.70

Die Fahrkosten zum Arbeitsort (ohne Aussendienstanteil) müssen seit dem 1. Januar 2016 mit 70 Rappen pro Kilometer als Einkommen in der Steuererklärung deklariert werden. Davon können bei der direkten Bundessteuer bis maximal 3’000 Franken als Berufskosten abgezogen werden, während die Kantone Höchstbeträge nach kantonalem Recht oder unbeschränkte Beträge erlauben.

Zusätzliche Informationen sind bei der Schweizerischen Eidgenossenschaft ersichtlich unter:

Erweiterte pauschale Besteuerung der privaten Nutzung von Geschäftsfahrzeugen

Infrastruktur, Laden und Apps

Wer seine Poolfahrzeuge als BEV oder PHEV einzusetzen, muss sich unweigerlich die Frage der Infrastruktur stellen. In der Regel stellt die Anzahl elektrifizierte Fahrzeuge ein verlässlicher Parameter für die Infrastruktur dar.
Es gibt auch Anbieter, welche nach einer Analyse den Bedarf valide beantworten können.
In jedem Fall muss vor einer Installation die Elektro Installation in den Gebäuden sowie die Grösse der Zuleitung zu beachten. Aller gute Wille hilft nicht, wenn diese Voraussetzungen keine oder nur ungenügende Entwicklung des geplanten Poolfahrzeugparks zulassen.
Eine Vergrösserung der Infrastruktur im Nachgang, kann teuer werden. Deshalb auch für die Zukunft planen.
Wie die Ladeinfrastruktur anzuwenden und das Fahrzeug zu laden ist, wird am besten bei der Einweisung den Benutzer eingehendst erläutert.

Damit der Mitarbeiter auch unterwegs laden kann, sollte er sich eine von diversen Ladeapp installieren, um sich die besten Lademöglichkeiten für unterwegs heraussuchen zu können. Um die Kosten im Rahmen zu halten, ist es sinnvoll, dass immer ein Lade Netz des gleichen Anbieter angesteuert wird.
Neben der Ladeapp ist eine Nutzungsdokumentation unabdingbar. Ob diese im Intranet aufgeschaltet ist oder über eine zusätzlche Infoapp abgerufen werden kann, ist für den Nutzer sehr sinnvoll. Einerseits kann über das Smartphone Informationen zur Reservationsdauer abgerufen, Informationen über das Fahrzeug oder bei einem Schadenfall die Angaben erfasst werden. Solche Apps sind auf dem Markt erhältlich und haben sich bewährt.

Anforderungsprozess für Poolfahrzeuge

·Wie Sie bereits in dem Modul Nutzerprofilerstellung gelernt haben, kommt nicht jeder Nutzer für jeden Antrieb – vor allem nicht jeden elektrifizierten Antrieb in Frage. Daher ist es auch bei elektrifizierten Poolfahrzeugen notwendig, das individuelle Nutzerprofil abzufragen und mit der Poolfahrzeuganforderung ins Verhältnis zu setzen.
·Ein mögliches Anforderungsprofil könnte folgende Kriterien beinhalten:

·Voraussichtliche Nutzung des Poolfahrzeuges
·Art der Nutzung
·Grund der Nutzung
·Privatnutzung möglich
·Lademöglichkeiten (Büro, Zuhause, Öffentlich)

Kontrolle von Elektrofahrzeuge im Pooleinsatz

Eine wichtige Aufgabe beim Poolfuhrpark ist dessen Kontrolle. Diese kann in drei Phasen aufgeteilt werden:

Vor Übergabe
Damit einhergehend sind die Halterpflichten, die Instandhaltung des Fahrzeuges wie die Wartung, die passende Bereifung oder die erlaubte Profiltiefe, aber auch die Schäden am Fahrzeug – speziell bei Elektro und Plug-In Hybridfahrzeugen sind die Ladeeinrichtungen und auch der Ladestatus des Fahrzeuges gemeint.

Während der Nutzung:
Kontrollieren Sie regelmäßig (monatlich) wie das Ladeverhalten/Tankverhalten der Nutzer ist. Werden beispielshaft Pool PHEV ausschließlich getankt, kann das ein Indiz dafür sein, dass das Fahrzeug nicht zum Nutzer passt. Bleiben Sie mit dem Nutzer im Gespräch und zeigen damit, dass Sie den Poolfuhrpark ernsthaft und wirtschaftlich betreiben möchten und das Fahrzeug daher dem technischen Sinn entsprechend genutzt werden soll.

Bei der Rückgabe:
Stellen Sie sicher, dass das Fahrzeug im technisch einwandfreien Zustand ist und keine Schäden an der Ladevorrichtung oder sonstigen wichtigen Teilen hat. Sofern sich ein Unfallschaden während der Fahrt ereignet hat, prüfen Sie ob, dieser instandgesetzt wurde, so dass das Fahrzeug wieder einsatzfähig ist. Prüfen Sie, ob sich das Ladekabel oder die Ladekabel oder weitere Adapter im Fahrzeug befinden und lassen Sie sich die Ladekarte(n) wieder aushändigen. Es kommt leider immer wieder vor, dass das Fahrzeug nach der Rückgabe zwar ordnungsgemäß an der Ladesäule hängt, aber der Nutzer vergessen hat die Ladekarte abzugeben oder im Fahrzeug zu belassen. Somit können Sie oder der nächste Nutzer das Ladekabel nicht von der Ladesäule entfernen.

Reporting und Dokumentation

Ein sinnvolles Reporting ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Im Vorfeld sollten die Schlüsselfaktoren abgesprochen und zum Beispiel in einem Dashboard aufgezeigt werden.

Es können zum Beispiel folgende Punkte miteinbezogen werden:

•Auslastung (Nutzungsdauer)
•Ladezeiten
•Ladekosten
•Ladeinfrastruktur
•Betriebliche Kosten
•Schadenrendement
•Privat und Geschäftliche Auslastung
•Kilometerleistungen

Das sind nur einige Punkte die im Reportingsystem erfasst werden können. Am besten wird ein Vorschlag erstellt und mit der Geschäftsleitung abgesprochen. So können Leerläufe verhindert werden.

Eine auf die Nutzerschaft abgestimmte Dokumentation ist von grossem Vorteil. Damit können Informationen weitergegeben werden, die für die Nutzung des Poolfahrzeuges essenziel wichtig sein könnte.

Einige Beispiele:
•Fahrtenbücher
•Fahrzeuginformationen
•Anweisungen zum Beispiel: was ist Pflicht bei einem Unfall
•Schadenformulare (Schadensprozess)
•Ladeistruktionen
•Rechte und Pflichten

Diese Aufzählung kann noch viele Punkte beinhalten. Als Poolfahrzeug Verantwortlicher ist es ratsam diese Informationen vorgängig zu bestimmen und einfach an die Nutzerschaft zu transformieren. Hier kann der Grundsatz angewendet: Notwendige Information in einfacher Form!

Fazit

Elektropoolfahrzeuge unterscheiden sich bis auf das «Einstöpseln des Ladekabels» am Ende
einer Geschäftsfahrt nicht wesentlich von deren Verbrenner Kollegen. Für ein effizientes Laden und Benutzen
sollte das Unternehmen eine geeignete Infrastruktur zur Verfügung stellen.
Anstehende Arbeiten sollten einem Dienstleister oder einer Person direkt zugeteilt sein, damit das Fahrzeug
immer sauber und gewartet ist.

•Es gibt eine unterschiedliche Gewichtung und Bemessung der Schlüsselfaktoren bei elektrifizierten Poolfahrzeugen
•Die Nutzung eines Poolfahrzeuges ist mit Rechten und Pflichten verbunden
•Nutzerprofilanalyse bei Poolfahrzeugen ist empfehlenswert
•Kontrollen, Reportings sowie eine ausgewogene Dokumentationist absolut notwendig für den effizienten Einsatz von Poolfahrzeugen in der betrieblichen Mobilität